Documentación para la Definición técnica del producto
FALTAN GRAFICOS
La cantidad de tipos de productos disponibles en el mundo es obviamente muy amplia, solo como referencia, la taxonomía de productos de Google (https://www.google.com/basepages/producttype/taxonomy.en-US.txt) clasifica no menos de 6.000 productos distintos, esto sin incluir servicios. Otro ejemplo es el listado de bienes y productos (y también servicios) utilizados para la importación o exportación de bienes llamadas posiciones arancelarias (HS Code en Inglés) que para el caso Argentino cuenta con al menos 12.000 renglones.
Esto provoca que la definición técnica de cada producto puede llegar a tener especificaciones, tolerancia, materiales, procesos de fabricación distintos, incluso productos que parecerían cercanos entre sí. Solo para tomar un ejemplo basado en la taxonomía nombrada, dos productos que están uno a continuación de otro como son las carcasas para filtros de agua y la sal para ablandamiento de agua, dos productos que perfectamente una empresa podría querer dedicarse a fabricar y vender de forma conjunta, requieren de documentos técnicos de productos completamente distintos.
Ni que hablar que a su vez, parte de los procesos precedentes, posteriores o intermedios pueden estar tercerizados, y por lo tanto la definición técnica de esos insumos pueden ser distintas que si se fabrican en la propia planta.
Incluso la mayoría de las categorizaciones de productos, suelen estar asociados a aspectos comerciales, como bienes industriales, bienes de lujo, bienes de conveniencia, bienes durables ya que la mayoría de las empresas se preocupan más en la comercialización de los productos que en su fabricación.
Pero aún así, existen algunos registros, documentos o diagramas comunes a distintos conjuntos de productos que pueden servir como guía para formular la definición técnica de los productos, teniéndose muchas veces que adaptar al producto especifico. Es por eso que presentaremos los tipos más comunes de documentación técnica, para que luego el elaborador del proyecto defina cuales se adaptan mejor a los productos del proyecto.
Antes de hablar de esta documentación, aclararemos que dejaremos de lado la definición técnica de los servicios, no porque no pueda hacerse, sino porque por ahora escapa al alcance original de este libro.
Funciones de la documentación técnica de productos
En principio parece obvia la utilidad de esta documentación técnica, que es ver como es el producto físicamente sin necesidad de contar con el producto en sí, pero en realidad cumple otras funciones tan importantes como el apreciar el producto, cosa que se podría lograr con una simple foto.
- Dimensionar el producto: La documentación técnica siempre debe tener dimensiones (longitudes, volúmenes, pesos, etc). Toda dimensión en cualquier producto debería estar además acompañado de tolerancias, ya que los procesos productivos a elegir dependerán de tanto de las dimensiones como de sus tolerancias.
- Mostrar el producto completo: Esto incluye los envases, embalajes, manuales, etiquetas que muchas veces no son tenidas en cuenta
- Permitir comprender los posibles procesos de producción necesarios: Si bien muchas veces el desarrollo del producto y de los procesos se realizan de manera concurrente, en otras ocasiones esto no sucede así, sino que se diseña el producto y se le encarga a un tecnólogo que conoce las tecnologías de fabricación la tarea de diseñar el proceso productivo.
- Permite desarrollar los procesos, mecanismos y elementos de control de calidad: Toda dimensión o aspecto que sea importante controlar, debería ser controlado. Si no se cuenta una especificación contra la cual controlar, estos procesos simplemente no son posibles.
- Permite desarrollar los procesos, mecanismos y elementos de protección y seguridad: Si bien estos elementos de protección y seguridad se diseñan una vez que se tiene el proceso definido, la naturaleza de los insumos, productos y desperdicios que se generarán es importante para proteger la salud de los empleados y del ambiente.
- Conocer el historial del diseño: La documentación de la definición técnica del producto, como cualquier otra documentación técnica, debería estar debidamente registrada con al menos versiones y responsables de cada etapa o evolución del diseño. Esto permite entender que la definición técnica del producto no surge del aire, sino de un proceso llevado a cabo por personas en un contexto temporal.
Todos estos aspectos muchas veces no son tenidos en cuenta en el desarrollo del producto, es entonces cuando a la hora de elaborar puntos subsiguientes en el proyecto, uno se ve en la necesidad o de elegir tecnologías más caras, o de tener que diseñar procesos o plantas altamente complejas o de estar cumpliendo requisitos solo porque están en la definición técnica del producto sin saber porque están ahí. Más allá de eso, también es importante destacar que sin duda es muy común que se tenga que rediseñar el producto a medida que se avanzan en otros aspectos del proyecto, pero una cosa es hacerlo por imprevistos que no se pudieron predecir y otra cosa diferente es por tener un proceso pobre de definición técnica de producto.
Cuando a continuación se expliquen ejemplos de diversas documentaciones técnicas, se mostrarán teniendo en cuenta estos aspectos o dando ejemplos de donde pudieran considerarse.
Documentación Técnica de PRODUCTO más utilizadas
Antes de entrar en los ejemplos de documentación técnicas, es necesario aclarar que los mismos son ejemplos de documentaciones técnicas ampliamente utilizadas en la industria y por lo tanto en general comprensibles por las personas que trabajan actualmente, eso no quita que en realidad se puedan utilizar otras o adaptarlas, o combinarlas. El objetivo final sin duda es que sirva como base para seguir desarrollando el proyecto. En ese sentido tampoco es necesario utilizar todas en todos los casos, recordemos que en la elaboración de proyectos el tiempo siempre es un factor crítico, y elaborar documentación técnica con demasiado detalle o que no es necesaria a los fines de seguir elaborando el proyecto es una pérdida de un recurso valioso y limitado que podría dedicarse a otra cosa.
¿Como sabemos cuando dicha documentación técnica es suficiente? Muy fácil, se deberá recurrir a las funciones de la documentación técnica del producto nombradas con anterioridad. Entonces cuando una documentación técnica es capaz de RAZONABLEMENTE Dimensionar el producto, Mostrar el producto completo, Permitir comprender los posibles procesos de producción necesarios, desarrollar los procesos, mecanismos y elementos de control de calidad, desarrollar los procesos, mecanismos y elementos de protección y seguridad y conocer el historial del diseño es que podemos avanzar, entendiendo que el desarrollo de aspectos posteriores del proyecto puede llevar a modificaciones.
Planos:
Para la mayoría de las partes o piezas que componen un producto ensamblado e incluso el producto ensamblado en sí suelen utilizar planos. ¿Que es un plano? Es un dibujo técnico, esquemático y representativo del producto o pieza que es necesario fabricar o comprar. A la hora de la confección de los planos hay cientos de normas enteras de dibujo técnico, desde las más básicas que indican los tamaños normalizados de los planos, su doblado, los rótulos y márgenes (ISO 5457, ISO 7200 o sus homologas nacionales IRAM 4504 e IRAM 4508) hasta elementos de los planos como líneas, vistas, cotas, rayados llegando a normas más específicas que van desde representación de piezas mecánicas y sus tratamientos superficiales hasta como indicar los símbolos a utilizar en los planos de arreglos de buques.
Obviamente este nivel de expansión de las normas de dibujos técnico es necesario dada la gran variedad de productos y materiales que existen en el mercado, no obstante recordemos que las mismas están desarrolladas para productos en empresas en marcha, y si bien es recomendable seguir estas normas, la elaboración de planos en proyectos de inversión busca poder determinar por un lado las tecnologías necesarias para la fabricación, control y logística, así como poder determinar costos, sin que el tiempo de la elaboración de dichos planos sea tan largo que sea contraproducente en el tiempo total de elaboración del proyecto.
A nivel de proyectos de inversión, de todas las recomendaciones de las normas que se suelen respetar para mostrarlos de manera profesional y poder avanzar con el proyecto son:
- Tamaño normalizado: los tamaños generalmente utilizados son el A3 ó A4 que son los más manejables
- Respeto de Márgenes que permite encuadrar bien el dibujo
- Realización de Rótulos: que contenga al menos información acerca de Nombre y código de la pieza o producto, escala, quien lo elaboró, la fecha de elaboración y las piezas, partes y materiales.
- Utilización de líneas mas gruesas para la aristas visibles y más finas para el resto (rótulos, rayados, ejes) y si es posible respetando los trazos entrecortados para los ejes
- Cotas con dimensiones y si son importantes las tolerancias (son importantes en función de que se vaya a hacer un ensayo de las mismas)
- Optativamente si es una necesidad comercial o del proceso, el acabado de la superficie, aunque esto podrá aclararse en la parte descriptiva de la definición del producto.
Con esto ya se contaría con un plano razonable para poder brindar información a las etapas subsiguientes del proyecto.
PONER IMÁGENES DE EJEMPLOS
Dibujos o Imágenes
Los dibujos son representaciones gráficas no técnicas de los productos o insumos que son necesarios. A diferencia de los planos no requieren del seguimiento de normas y obviamente brindan menos información que los planos. La pregunta de rigor que siempre surge es: ¿Es necesario o recomendable hacer un dibujo en lugar de un plano? La verdad es que muchas veces es más fácil el comprender un producto o pieza a partir de un dibujo que de un plano. Un caso básico típico es por ejemplo los tornillos y las tuercas.
PONER IMAGEN
Cualquiera que haya visto el plano de un tornillo o una tuerca en seguida entenderá de que producto se trata, aunque quien no lo ha visto dudará de que es lo que está viendo. Sin embargo esto no pasa con una imagen y una breve descripción de la misma acerca de las dimensiones y el material.
El uso de dibujos o imágenes es muy común en partes y piezas estandarizadas (tornillos, tuercas, bulones, válvulas, codos, etc) o en materias primas poco procesadas (Alambres, barras, perfiles, caños, cables).
En caso de que estos productos requieran más descripción de algunas de sus características técnicas, es común anexar una Hoja de Especificaciones Técnicas tal y como se describen a continuación.
Hoja de Especificación Técnica o TDS (Technical Datasheet)
Se trata de documento conciso de 1 o 2 carillas (aunque dependiendo del producto y del fabricante pueden alcanzar hasta 10 carillas) o que cuenta con la mayor cantidad de información posible siempre y cuando sea útil para el manejo de la información y la toma de decisiones. Debido a que son ampliamente utilizadas para todo tipo de materiales, materias primas y productos en general utilizados en ambientes industriales, no existe una manera única de elaborarlas, sino generalmente se van siguiendo ciertos parámetros de acuerdo con el sector industrial.
Por ejemplo para los ingredientes naturales para alimentos, la Unión Europea indica que se debe incluir la siguiente información: Indicar el origen botánico, indicar la disponibilidad, describir los métodos de procesamiento para el ingrediente, listar todas las clasificaciones relevantes para el producto, proveer análisis físicos y químicos, declarar el cumplimiento de estándares internacionales, Indicar las condiciones de almacenamiento, identificar las potenciales aplicaciones, y listar los certificados.
Obviamente puede observarse que si bien muchos de estos requerimientos pueden servir para otros productos como químicos, materiales eléctricos o materiales mecánicos, hay otros que sin duda no son necesarios.
Estas hojas técnicas son en general la primera información que es enviada por los proveedores de insumos y productos para que las oficinas técnicas de los clientes puedan analizar la conveniencia o no de dicho insumo, por lo que la disponibilidad de estas hojas técnicas es muy importante para el comercio de productos e insumos industriales. No hay que confundirlo con los folletos (que también es posible realizar en un proyecto de inversión) ya que los folletos buscan un fin más que nada comercial y en general son elaborados y compartidos desde las área de ventas de la empresa.
Sin ser un listado especifico ni extensivo, en general las hojas técnicas tienen la siguiente información:
- Nombre comercial y nombre técnico o de uso corriente en el mercado
- Código del Producto
- Dibujo o esquema simple del producto
- Composición del producto
- Propiedades físicas, mecánicas, químicas
- Métodos y requerimientos de uso
- Aplicaciones comunes
- Cumplimiento de ensayos o estándares
- Aspectos que hacen a la compatibilidad con otros productos y a la seguridad
- Presentaciones del producto
- Nombre de la empresa y datos de contacto
Para desarrollar la confección de las hojas técnicas para los productos que piensan brindarse desde el proyecto, se recomienda utilizar dos fuentes: otras hojas técnicas de productos similares ya disponibles en el mercado, las regulaciones estatales que regulen el sector. Una fuente disponible de partes y componentes es la página datasheets.com (PONER LINK) de donde pueden sacarse ejemplos.
Listado de Materiales (Bill of Materials)
El Listado de Materiales o BOM por su sigla en inglés (Bill of Materials) es tal vez una de las documentaciones técnicas más utilizadas. Es un listado extensivo y jerarquizado de todas las materias primas, componentes y materiales que conforman un producto, por lo cual sirve como una fuente centralizada de información que servirá más adelante para los balances de materiales y de línea.
Al tener una estructura del tipo arbóreo, también provee información acerca del orden de cómo se ensambla o mezclan las distintas partes y componentes a la hora de fabricar el producto
En la jerarquización se va desde el nivel más alto que es el producto al nivel más bajo que muestra los componentes y materiales de manera individual, pasando en el medio por los subconjuntos o subensambles.
Existen muchas versiones de los Listados de Materiales, generalmente asociados a necesidades de la empresas en marcha para poder vincularlos con sistemas MRP/ERP (Sistemas de requerimientos de Materiales) así como con la necesidad de contar con Listados de Materiales Adaptados a cada talle y variedad de cada producto (esto es muy común por ejemplo en la confección textil), la vinculación con hojas de recorrido en el proceso productivo, el registro de trazabilidad o registros de históricos de producción, o incluso algunos con el costo de adquisición o reposición de las materias primas e insumos.
Todos estos requerimientos son muchas veces indispensables en empresas en marcha, pero en proyectos de inversión se está buscando poder tener una descripción de los productos y su composición, con lo cual otros aspectos solo se incluirán si más adelante en el proyecto son necesarios.
Un listado de Materiales en este punto mínimamente debería contener:
- Nivel del elemento: El elemento de nivel 1 es el producto terminado incluyendo todo, incluyendo envases, rótulos y manuales. Hay discusión sobre si los embalajes deben incluirse, ya que la mayoría de los productos no se comercializan de manera individual ,sino en cajas a su vez agrupadas en pallets. En principio para proyectos de inversión, no suelen incluirse, aunque si es necesario explicar estas configuraciones con el fin de permitir desarrollar los procesos de embalado en la planta productiva.
- Código o Numero de elemento: Generalmente sirve para identificar rápidamente cada uno de los elementos que componen el listado de Materiales sin tener que recurrir al nombre completo. Suele ser muy útiles en las planillas de cálculo o en los softwares en general para no tener que recurrir al nombre completo cuando se realizan operaciones de búsqueda, filtrado y ordenamiento
- Nombre y Descripción del elemento: En nombre es la identificación por la que se reconoce real y fácilmente cada uno de los elementos.
- Origen: Describe donde el elemento es realizado, puede ser interno si es producción propia o externo si es comprado o transformado externamente. Si bien inicialmente esta información no estará disponible, cuando se avance sobre la definición de los procesos de fabricación será necesario determinar el Origen y registrarlo en el BOM.
- Cantidad: Es el número de veces que se utiliza ese elemento para la construcción del elemento superior. Por ejemplo, se necesitarían 5 neumáticos para cada automóvil.
- Unidad de medida: Es una indicación de cual es la dimensión a la que se refiere el campo de cantidad. Pueden (y suelen) ser simplemente unidades, pero también pueden ser kilogramos, metros, gramos, metros cuadrados, o cualquier otra necesaria. Estas Unidades de medida tienen que tratar de ser lo más homogéneas posibles tratando de evitar mezclas de sistemas (métrico e imperial) o mezclas de unidades (tratar de llevar todas las unidades de peso o distancia a las mismas unidades). Obviamente esto tiene sus limitaciones en cuanto a practicidad. No porque se usen 100 microgramos de una materia prima es necesario llevar todas las unidades de pesos a microgramos, o por ejemplo en el caso de algunos insumos industriales se siguen usando pies o pulgadas de manera regular y por lo tanto pedir clavos de 0.058 metros no es razonable (son clavos de 2”). La practicidad a la hora de hacer cuentas y vincularse con los proveedores debería ser en este punto el norte a seguir.
Fórmulas o Recetas
Cuando se trabaja con productos tales como algunos alimentos, los cósméticos, los domisanitarios o productos similares, donde generalmente el producto terminado surge de la agregación de manera secuencial de distintos insumos a granel y su posterior mezcla y tratamiento, es común que se recurra a una receta ó formula. Esta receta o fórmula no es otra cosa que un listado de materiales, donde en general hay solo 2 niveles (el producto terminado y las materias primas) y por lo tanto no es necesario aclarar los niveles, además de que se suelen tener solamente unidades de peso y/o volumen.
Suelen ser simples y el tamaño al que se referencia puede ser por kilo, litro u otra unidad referida a la presentación final del producto terminado, o en referencia al lote de fabricación generalmente asociado a esa incorporación inicial o mezclado. En la definición técnica inicial de los productos en proyectos de inversión, al no conocerse todavía el tamaño del lote ya que se trata de una definición del proceso, es común que se utilice la primera alternativa.
Un caso especial a tener en cuenta en las fórmulas o recetas suele ser el caso de los solventes, en particular siendo el más común el agua. En general, estos pueden perderse total o parcialmente en los procesos posteriores de transformación (el ejemplo del agua en los panificados), o recuperarse por ejemplo en el caso de la utilización de solvente que permitan las mezclas pero que después se recuperan para volver a utilizarse por su alto costo (tal como es el caso del hexano en la extracción de aceite) .
En el primero de los casos, se suele agregar en la fórmula, pero al perderse en parte es importante entender que el balanceo de materiales deberá contemplar estas pérdidas. En el caso de la recuperación de solventes, estos no suelen agregarse a las fórmulas.
PONER EJEMPLOS de LOTE de QUIMICO, de COMPOSICION CENTESIMAL Y EJEMPLO DE PANADERIA
Aquí se ven algunos ejemplos de fórmulas o recetas industriales para distintos tipos de productos. Un ejemplo interesante es el ejemplo de los panificados. En la industria, por usos y costumbre, los porcentajes utilizados no son sobre el total de la masa final del producto terminado, ni siquiera sobre el total del producto mezclado o semielaborado, sino sobre la cantidad de harina colocada. Entonces un 25% de Materia grasa en una receta o formula para la mezcla de un pan, indicará que se requiere 25 grs de grasa por cada 100 grs de Harina.
Lo interesante de este ejemplo es que, más allá que desde el punto de vista lógico y matemático podría definirse una fórmula a partir del porcentaje sobre el total de materias primas incorporadas, y los cálculos y resultados de todo el proyecto a nivel productivo y de costos serían exactamente los mismos, el realizarlo de esa manera resultaría superficialmente errado si el inversor conociera sobre el sector en donde se desarrolla el proyecto, pero lo más importante es que demostraría un desconocimiento del elaborador sobre el sector y llevaría a dudas, probablemente infundadas, sobre los resultados del proyecto. Vale entonces aquí reforzar la aclaración de que por más que se puedan usar distintos métodos para realizar o presentar los aspectos de un proyecto incluyendo el léxico, siempre es recomendable utilizar aquellos que son de uso común en el sector.
Ficha de datos de Seguridad ó MSDS
Muchas veces confundidas con las hojas de especificación técnica aunque no se tratan de lo mismo, una Ficha de datos de seguridad ó MSDS (Material Safety Data Sheet) es un documento que contiene información sobre los posibles peligros que puede traer aparejado cierto material y como trabajar de manera segura con dicho material.
Esta ficha de datos contiene mucha más información que la etiqueta del producto, e incluye información acerca de su correcto uso, almacenamiento, manipuleo y procedimiento de emergencias relacionados con los peligros potenciales (salud, fuego, reactividad y ambientales).
Este tipo de documentación técnica es generalmente obligatoria para productos químicos regulados y que suelen tener algún nivel de peligro sobre el ambiente y las personas como el caso de agroquímicos, químicos muy reactivos, inflamables, etc. Si el proyecto industrial busca comercializar este tipo de productos, su elaboración temprana en el proyecto permitirá proyectar máquinas, instalaciones, distribuciones y edificios acordes a los riesgos asociados.
Su configuración suele estar estandarizada por regulaciones nacionales o locales, pero en la mayoría de los casos los lineamientos nacionales siguen los criterios de la OIT/OMS para su configuración.
Su estructura debe contener:
1. Identificación del producto
2. Identificación del peligro o peligros
3. Composición/información sobre los componentes
4. Primeros auxilios
5. Medidas de lucha contra incendios
6. Medidas que deben tomarse en caso de vertido accidental
7. Manipulación y almacenamiento
8. Controles de exposición/protección personal
9. Propiedades físicas y químicas
10. Estabilidad y reactividad
11. Información toxicológica
12. Información ecotoxicológica
13. Información relativa a la eliminación de los productos
14. Información relativa al transporte
15. Información sobre la reglamentación
16. Otras informaciones.
Para más información de como elaborarlas, se recomienda buscar información en la autoridad local de aplicación, o en empresas que fabrique productos iguales, ya que probablemente las fichas de seguridad tengan que prácticamente iguales.
Plan de ensayos
Generalmente estructurado a través de una tabla, el plan de ensayos permite observar en un solo documento todos los ensayos que se realizan no solo en el producto terminado, sino también en los insumos necesarios para la elaboración de esos productos y los ensayos para los semielaborados. Este plan de ensayos, una vez desarrolladas las etapas subsiguientes del proyecto (determinación de procesos, máquinas, instalaciones, etc.) debería ser modificado tanto en el sentido de ampliar la cantidad de ensayos a realizar como de eliminar aquellos ensayos que por la naturaleza del proyecto resulten innecesarios, siempre recordando que el principio rector de todo proyecto de inversión es la eficiencia de las inversiones, y por lo tanto el realizar ensayos no necesarios que requieren recursos tanto humanos como materiales que luego se transformarán en costos o inversiones irán en contra de dicha eficiencia. Más adelante en el apartado de errores típicos en los planes de ensayos se detallarán algunos ejemplos.
Este plan de ensayos no debería en la empresa en marcha reemplazar la documentación técnica descriptiva necesaria para cada ensayo, sino que trata de ser un resumen de dicha documentación técnica. En los proyectos de inversión, donde la elaboración de documentación tan especifica como la documentación técnica de un ensayo llevaría demasiado tiempo, la tabla con el plan de ensayos es una manera de mostrar los ensayos en su conjunto para determinar los recursos necesarios para estos.
Aunque en el caso de productos y procesos más simples o complejos podrán modificarse para adaptarse a las necesidades, en general las tablas de plan de ensayos suelen contener las siguientes columnas:
Número de Orden o Referencia: Como en cualquier tabla enumerativa, es recomendable dar un número de orden secuencial para que cuando las personas intercambien opiniones, no caigan en errores. Otra funcionalidad interesante de este número de orden es que nos precisa la cantidad de ensayos que se están realizando, y por lo tanto es un indicador temprano de que se puede estar incurriendo en un exceso de ensayos.
Nombre Actividad o Ensayo: Aparte de un número diferente para cada ensayo, que con eso bastaría para identificar cada ensayo individualmente, es recomendable colocarle un nombre al ensayo, ya que si bien la persona que hizo esta tabla puede recordar a veces de memoria el número de cada ensayo, en la conversación con otras personas es más fácil hacer referencia al ensayo del agua de enfriado que al ensayo numero 45. Estos nombre deberían ser cortos (en general no más de media docena de palabras), tratando de usar terminología acorde al tipo de producto/proceso a ser ensayado y hacer referencia al aspecto a ser ensayado tales como dureza, control dimensional, atoxicidad, concentración del producto, peso, control visual, etc.
Producto/Proceso: Hace referencia a los elementos a ser ensayado (recordando que pueden ensayarse materias primas, materiales, semielaborados, desperdicios, materias en proceso) o al proceso o parte del proceso donde se hará el ensayo o control. Generalmente cuando se realiza inicialmente este plan de ensayos, solo contiene aquellos relacionados con los productos y cuando se avanza en el proyecto se incluyen los ensayos de proceso.
Frecuencia/ Momento del ensayo: La frecuencia del ensayo hace referencia a la periodicidad en el tiempo con el cual es realizado el ensayo. Esta periodicidad puede estar asociado a la regularidad en el tiempo (una o más veces por hora, por día, por semana o por mes), ante eventos específicos predecibles (con la compra de cada lote de materia prima, al final de cada lote de producción) o a un evento especifico no predecible pero esperado (en caso de que un lote sea rechazado, o se detecte un error en un parámetro de un proceso)
Tipo de ensayo: Puede hacer referencia a distintos aspectos dependiendo del sector en el que se esté trabajando. En general se aclara si el ensayo es continuo o por un muestreo además de aclararse (si no se aclaró en el nombre del ensayo) si se trata de un control visual, un control dimensional, un control organoléptico, biológico, químico, etc.
Medios de Control: Si existiera un instrumental o medio necesario para realizar el ensayo, aquí debería incluirse. Si ese medio de control utiliza algún consumible, es recomendable aclararlo, ya que dicho consumible será eventualmente parte de los desembolsos del proyecto. Si fuera por ejemplo un ensayo visual no es necesario aclarar ningún medio de control. Estos medios de control pueden estar calibrados o no, y en caso de estar calibrados puede ser que sea necesario que estén certificados por alguna norma especifica que en general requieren renovaciones periódicas y tiene un costo.
Lugar del Ensayo: Puede referirse a dos aspectos: Si el ensayo es realizado en la planta propia o es tercerizado, y en el caso de hacerse en la planta propia si se hace en un laboratorio u oficina especifica de control de calidad o si se hace en la misma línea. Obviamente para determinar esto puede ser necesario avanzar un poco más en aspectos del proceso del proyecto, no obstante es importante que se defina eventualmente porque en caso de ser necesario, se deberá disponer o de un lugar especifico para hacer los ensayos (laboratorio y oficina de calidad) así como contar con los medios para trasladar las muestras y si se realiza en la misma línea contar con un espacio o al pie de máquina para guardar y utilizar los instrumentos de medición y control, o un pañol del que se deban retirar al inicio de la jornada. En general se puede afirmar que mientras más simple y con más frecuencia sea el ensayo o control, es preferible realizarlo al pie de máquina, si los ensayos requieren de instrumental frágil, caro o especializado tienden a hacerse en un laboratorio y oficina de control de calidad, y si la frecuencia es muy baja (1 vez por mes o al año) y el instrumental requerido y su mantenimiento es caro, suele tercerizarse en laboratorios especializados.
Tamaño de la muestra: El tamaño de la muestra está relacionado con el grado de certeza que se quiere tener de algún aspecto ensayado. Va desde inspecciones al 100% (o incluso 200 o 300%) cuando la cantidad de productos a ensayar es muy bajo y es requerido tener un muy alto grado de certeza de que un producto que se vende o insumo que se utiliza es apto para utilizarse, hasta la utilización de planes de muestreos para lotes muy significativos y donde es razonable extrapolar los resultados de una muestra pequeña al conjunto de los elementos a ser aprobados, donde tal vez ensayar una muestra de 2 o 3 productos de una población de 10.000 alcanza.
La determinación de los tamaños de muestreos de aceptación dada una cantidad determinada de un lote a ensayar por ejemplo, fueron algunas de las primeras normas de calidad que existieron y son algunas de las más difundidas. En general para muestreos de aceptación por atributos (pasa/no pasa) se basan en la norma MIL STD 105 y sus adaptaciones, tales como la IRAM 15 o la ISO 2859 además de normas de muestreo de aceptación por variables por ejemplo la norma ISO 3951.
La explicación de los muestreos de aceptación escapan al alcance de libro en este momento, pero existe una gran cantidad de bibliografía al respecto.
Lo importante del tamaño de la muestra, más allá de que sea representativa o no, es que muchas veces es que los ensayos pueden ser destructivos, y por lo tanto para lotes pequeños (menores a 100 unidades) si se ensayan 2 muestras (que es lo mínimo) el costo relacionado a las pérdida de esas dos muestras puede ser significativo.
Requisitos o Criterios de Aceptación: En este campo finalmente se coloca que se va a ensayar y que valor tiene que tomar la variable a ser ensayada para ser aceptada. Por ejemplo una dimensión puede tener +/- 10% de tolerancia, o no que no sea menor a 90grs, o que su Ph no baje de 7.2 o un valor determinado en una escala colorimétrica. Si bien obviamente estos requisitos o criterios de aceptación serán importantes y tal vez los valores más utilizados una vez que el proyecto se encuentre en marcha, desde el punto de vista de la elaboración del proyecto de inversión es probablemente el menos importante de todos, ya que al estarse proyectando una definición más laxa o restrigida de estos parámetros no impactan directamente en los costos, solo tal vez en la elección de tecnologías y máquinas más precisas.
Acciones Ante no Conformidad: Sin importar la laxitud del ensayo, siempre es necesario prever cuales son las acciones que se tomarán en caso de que un lote o producto sea rechazado. Estas acciones van desde simplemente informarlo, identificar a los productos, segregar a los productos, reprocesar los productos o tener que disponer como residuos de esos producto. Se puede observar que cada una de estas acciones es gradualmente más costosa y compleja. Lo que es importante destacar que siempre tiene que haber una acción a tomar ante una no conformidad, porque si no la hubiera, ese ensayo no sería necesario y debería eliminarse del plan de ensayos.
Responsable: Todo ensayo debe tener un responsable. Obviamente en este punto del proyecto todavía no se ha definido el personal necesario, por lo que este campo en principio se deja en blanco hasta que se defina el personal y sus responsabilidades. Esta responsabilidad deberá estar en la descripción de los puestos de trabajo que se elaborarán más adelante.
Norma que aplica: Si el ensayo se seguirá de acuerdo a alguna norma, es importante especificarla, ya que la mayoría de las normas tienen un costo de adquisición y serán consideradas inversiones para el proyecto. Además si se piensa certificar un producto o proceso bajo dicha norma, dicha certificación tiene también un costo.
Registro /Documentos de Referencia: En general en los proyectos de inversión este campo no es utilizado, solo será utilizado más adelante en la empresa que surja del proyecto una vez que se elabore los registros de calidad.
A continuación se muestran algunos renglones como ejemplos:
HACER DIBUJO CON EJEMPLO
| Nro | Nombre Actividad | Proceso/Producto | Frecuencia/ Momento del ensayo | Tipo de ensayo | Medios de Control | Lugar del Ensayo | Tamaño de la muestra | Requisitos | Criterio de Aceptación | Acciones Ante no Conformidad | Responsable | Norma que aplica | Registro /Documentos de Referencia |
Errores típicos en los planes de ensayos
- Exceso de ensayos (en cantidad y variedad): Es importante cuando se plantean los ensayos de los productos, que estos deben tener el fin de ensayar una característica condición, o sea una característica que debería cumplirse y que en caso de no cumplirse podría llevar a defectos o problemas más adelante en los productos y los procesos. El ensayo de variables que parecen fáciles de controlar pero que no son necesarias para cumplir con ninguna característica importante, no debería ensayarse .
- Exceso (o escasez) en la frecuencia de los ensayos: El siguiente error en más común es realizar ensayos muy seguidos cuando no son requeridos, o demasiado poco frecuentemente, tal que o se desembolsa demasiado en cuanto a costos de ensayos (o se demora mucho tiempo) o la baja frecuencia hace que el ensayo no tenga una representación significativa acerca de la calidad de los productos. En general en podemos pensar que solo tiene sentido el control 100% cuando no se puede hacer control de los procesos y los riesgos de que un producto llegue en mal estado al cliente son graves. La frecuencia de los muestreos en general debería ser de 1 por lote o 1 por día. Si se cuenta con proveedores certificados y validados esa frecuencia puede ser mucho menor, así como si un fallo en las características que se están ensayando no son percibidas como un defecto por parte de quien lo compra. En esos casos podría suceder de controlar 1 vez por año. Para los productos que surgen de procesos automáticos, es mejor controlar el proceso y no el producto, aunque si se decide controlar el producto y por algún motivo este proceso por su naturaleza tiende a descalibrarse rápidamente, la frecuencia del control de los productos debería ser alta para evitar un rápido deterioro. Todas estas recomendaciones son generales y deberían ser validadas por un tecnólogo.
- Error en el tipo de ensayo: Muchas veces, debido a que se cuenta con una norma reconocida y fácil de aplicar, es común caer en el error de utilizar los muestreos de aceptación por atributos para todos los ensayos. Pero en realidad los muestreos de aceptación no son utilizados siempre. Por ejemplo, en la industria alimenticia es más común el control de procesos que los muestreos de aceptación, o los ensayos visuales del 100% de los productos que pasan por una línea tanto hecho por humanos como hechos por Inteligencia Artificial. Extrapolar que todos los tomates de una entrega están bien solo por tomar una muestra, no es válido, ya que la naturaleza no es homogénea en la “fabricación” de tomates. También sucede al final de la línea por ejemplo en los productos horneados. Los hornos si bien se buscan que sean homogéneos en su cocción, se cuenta con cierto rango ya que el calor suele ser mayor en los hornos discontinuos o también sucede en los hornos continuos que la temperatura al inicio puede ser más baja o más alta hasta que se estabiliza. Otro ejemplo de esto son los destilados. La cola y la cabeza (las porciones al inicio y al final de una destilación) suelen tener características distintas, y si se tomara una muestra al inicio o al final podría suceder que se descartara todo el lote. También existen los procesos llamados especiales, por ejemplo la esterilización. Solo se puede verificar que un producto está estéril si se hace perder al mismo la condición de esterilidad (por ejemplo abriendo el envase). Pero que un producto esté estéril no me garantiza que todo el lote esté estéril. En ese caso es necesario validar el proceso y lo que suele hacerse es guardar muestras por si en un futuro surge algún problema, estas muestras sirvan como evidencia.
- Error en las tolerancias elegidas: En productos que tienen dimensiones de diferentes ordenes de magnitud, hay que tener cuidado de no utilizar las mismas tolerancias para todas las dimensiones. Por ejemplo las chapas de acero inoxidable se presentan generalmente en 2500mm x 1220mm x 3mm o similar. Muchas veces se comete el error de poner las tolerancias en decimas de mm, que si bien puede ser razonable para el espesor de la chapa (3±0.1mm) para el largo y el ancho de la chapa no solo deja de tener sentido, sino que es básicamente imposible de medir con cualquier método disponible. Además ¿cuál sería el sentido de rechazar una chapa por que tiene una decima de mm menos de largo? Otro caso es cuando se pesan materiales. En la industria alimenticias los colorantes y aditivos tal vez son necesarios en proporciones tan bajas como decimas de gramos por cada lote de 100 kg de producto terminado, o también es el caso de los colorantes o aditivos en la industria plástica. Y sucede entonces lo mismo, que a todos los ingredientes se les dá una tolerancia tal vez de 0.01 grs, pero tal vez en una materia prima que aporta 40 kg esto pierde sentido. Además de no existir balanzas con celdas de carga que pesen con precisión de centésimas de gramo 40 kg de material. Por lo que es importante entender que cuando se habla de tolerancias, cada valor a controlar deberá tener la suya de manera específica.
- Ensayo de valores que no se mantendrán a lo largo del proceso: Este caso suele detectarse muchas veces recién de desarrollar el proceso de producción, por lo que es común que no sea fácilmente detectable cuando se desarrollan las especificaciones del producto. Un ejemplo de estos casos son las diferencias que hay entre las presentaciones comerciales de las materias primas, y las dimensiones necesarias para el Producto. Si para realizar un producto es necesaria una barra trefilada de bronce de 4mm x 50mm que es una presentación comercial disponible, pero durante el proceso esta barra será rebajada a 42 mm solo en la segunda de sus dimensiones, si bien es razonable plantear una tolerancia de ±0.1mm en la primera de las dimensiones, esto no tiene sentido en la segunda de las dimensiones. Es más, debido a que de hecho por más que la presentación comercial es la indicada, en general dichas barras de bronce se venden por peso. Entonces el problema no será que la barra presente un ancho menor, incluso en varios cm, ya que esto redundará en un menor costo, y no es recomendable que mida más de 50 mm, incluso en algunas décimas, ya que se estaría desperdiciando más material.
- No registrar o identificar el resultado de los ensayos: Si bien como se dijo en el apartado de Registro/Documento de referencia en la explicación de la tabla del plan de ensayo, en los proyectos de inversión solo se dirá que los resultados serán registrados en determinado documento y básicamente no genera un alcance mayor que esto. Pero para la empresas en marcha es importante recordar que cualquier inspección que no se registra, es inviable posteriormente implementar acciones de control.
- No explicar que se hace en caso de que el ensayo no sea aprobado: Si bien obviamente se busca que cada ensayo o inspección resulte aprobado, es importante entender que cualquier ensayo resultar no positivo. Entonces tendrá que explicarse que se hará. ¿Se segregará el material, se identificará el material, se devolverá el material al proveedor, se va a reprocesar, se dispondrá como desperdicio no recuperable? Todas estas acciones requieren recursos físicos, humanos, de tiempo y de espacio para llevarse a cabo, y por lo tanto tienen un costo. Eso no implica que se deje de hacer el ensayo por no saber lidiar con las consecuencias, implica que se dispondrá de los recursos para lidiar con esta situación, y esos recursos tienen que ser tomados en cuenta. El caso más paradigmatico es tal vez el de la industria farmacéutica y de producto médicos, donde por ley es obligatorio contar con espacios de cuarentena y de no conformes tanto para materias primas como para productos terminados en cantidad suficiente, siendo estos espacios raramente ocupados a lo largo de la vida útil de las empresas.
- Demorar demasiado en hacer un ensayo: Esto hace referencia al momento del proceso en el que se hace el ensayo y no a la duración del ensayo en sí. Hacer un ensayo en un producto terminado implica que se le fue agregando valor al producto, y si ese ensayo da no conforme, todo el valor que se le fue agregando al producto se perdería. Por lo tanto, mientras más temprano en el proceso se haga un ensayo, menos probabilidades existen de tener que sacrificar valor agregado. La conclusión extrema de este concepto es realizar los ensayos directamente en la planta del proveedor, obviamente si esto es razonable por el volumen y si el proveedor lo permite. Eso hace que directamente ni siquiera sean enviados los insumos que no cumplen con los requisitos. Aunque puede parecer extremo y raro, esto es muy común incluso en pequeñas y medianas empresas que compran en el exterior, y donde el costo logístico es significativo y por lo tanto la verificación en origen (que incluso puede ser tercerizada) es una herramienta valiosa.
Otros Documentación Técnica
Como se aclaró anteriormente, dada la diversidad de productos es difícil incluir todos los registros de documentación Técnica. A continuación se despliega una lista que incluye algunos otros tipos de documentación técnica así como también para que tipo de producto son normalmente utilizados. Si es necesario desarrollar algunos de estos diagramas lo ideal es recurrir a algún profesional idóneo en dicha materia, o en su defecto recurrir a fuentes confiables tanto impresas como digitales para su elaboración.
| Nombre del documento | Productos en los que se utiliza |
| Diagramas lógicos | Productos Electricos y Electrónicos |
| Diagramas de Cableado | Productos eléctricos |
| Diagramas de Soldado | Productos Metalmecánicos con soldaduras |
| Manual de Usuario | Productos que lo requieran por ley |
| Manual Técnico | Productos eléctricos y Electrónicos |
Más allá de las documentaciones aquí nombradas, existen otras maneras de determinar posibles fuentes a las que se puede recurrir para encontrar la documentación técnica necesaria. La primera de las fuentes es la competencia, y la manera en general de encontrarla es a través de una búsqueda en la web. Es increíble lo que un poco de tiempo y la correcta orientación de la búsqueda puede lograr. Otra fuente importante de documentación técnica necesaria es aquella requerida en las normas de calidad tipo ISO, ASTM, IEC o similares referente a productos. Esas normas suelen tener muchas veces ejemplos de cuadros de documentación técnica necesarios para certificar los productos. No importa si se desea certificar el producto o no, esto surgirá más de una decisión comercial asociada a la necesidad de los clientes de contar con productos certificados o una manera de diferenciarse, las normas pueden actuar como guías no obligatorias. Una tercera fuente son las normas y manuales surgidos del estado en sus distintos niveles. Cada vez que el estado buscar regular un producto, suele ser muy específico en lo que pide de los productos. El caso más paradigmático es tal vez el Codex Alimentario, que da especificaciones de envases, productos, etc. Muchas veces además los estados al darse cuenta la complejidad de sus legislaciones suele hacer manuales para que las pequeñas y medianas empresas puedan cumplir con dichos requisitos. Incluso las normativas de habilitación de empresas y productos, suelen tener anexos con registros específicos, tal como es el RNPA (Registro Nacional de Producto Alimenticio) para los alimentos en el ámbito de la República Argentina. Dicho registro explica la información requerida para poder registrar el producto alimenticio ante la autoridad de aplicación, así que es razonable usar dicho registro como modelo para la definición de los parámetros y variables que tendrán los productos, con lo cual una vez definido el producto, se tendrá también completa la información que será requerida legalmente para registrarlo.